Kulunut kevät on ollut jokaisella
työpaikalla pitkälti etäkokous-teknologioiden ja virtuaalisten
tapahtuma-alustojen opettelua, kun kaikki yhteydenpito, palaverit, seminaarit
ja tapahtumat on viety verkkoon livetoteutusten sijaan. Nämä kaikki
teknologiathan ovat olleet käytössämme jo pidemmän aikaa, mutta silti vasta nyt,
pakon edessä, olemme ottaneet ne aidosti osaksi arkeamme. Kirjoitin aiemmin keväällä
Knowitin blogiin tekstin etäkoulutuksista ja niiden tuomista opeista. Tässä kirjoituksessa
tarkoituksena on paneutua enemmän webinaareihin ja virtuaalisesti
toteutettuihin tapahtumiin, joihin olen osallistunut nyt ihan tarkoituksella
enemmän kuin ehkä suunnittelin, koska olen halunnut kerätä kokemuksia ja
ajatuksia erilaisista tavoista toteuttaa tapahtumia verkossa.
Teknologia on noussut selkeästi
yhdeksi merkittäväksi tekijäksi tapahtumien onnistumisen kannalta. Myös
harjoittelu, kokemukset ja perehtyminen nousevat tärkeään rooliin, niin kuin toki
livetapahtumissakin, mutta ehkä virtuaalitapahtumissa tämä korostuu
entisestään, kun yleisö on hajallaan ja tunnelman luomiseen pitää käyttää aivan
uudenlaisia keinoja. Olen päässyt osallistumaan hyvin toteutettuihin
virtuaalisiin tapahtumiin ja vähän vähemmän onnistuneisiin tai jopa ehkä hieman
kiusallisiakin tunteita herättäviin tapahtumiin. Alla kooste havaituista
plussista ja miinuksista:
+ valittu teknologia
soveltuu tapahtumaan (esitys, videokuva, mikrofonien käyttö jne.)
+ tapahtuma aloitetaan
kevyemmin ja mielellään juontajan voimin (voi olla ammattijuontaja tai henkilö,
joka juontanut tapahtumia ennenkin)
+ erilaiset kyselyt ja
osallistujien reaktioiden keräämiset tapahtuman aikana lisäävät vuorovaikutusta
+ taukoja on tarpeeksi ja
ne ovat sopivan mittaisia
- Aikataulussa ei pysytä
(koskee ylitystä ja alitusta)
- ei ole varasuunnitelmaa,
mitä tehdä, jos jokin asia ei toimi, kuten suunniteltu
- juontajalla/fasilitoijalla
ei ole kokemusta tehtävästään ja kokonaisuus ei ole ehjä
Itse en ole
virtuaalitapahtumien asiantuntija, mutta kokemusta löytyy muuten tapahtumien
järjestämisestä, juontamisesta ja fasilitoinnista ja peilaan nyt omia oppejani
näistä näkemiini webinaareihin ja verkkoseminaareihin. Kokemuksesta voin kertoa,
että juontajan tehtävä ei ole lainkaan niin kevyt, kuin kuvittelisi, mutta hyvä
juontaja saa sen näyttämään juurikin sellaiselta. Minusta juontajan on
ehdottoman tärkeää perehtyä jokaisen puhujan aiheeseen ja valmistella etukäteen
kysymyksiä, joiden avulla voi johdattaa keskustelua luontevasti eteenpäin, varsinkin
jos yleisöstä ei tule kysymyksiä niille varayuissa kohdissa. Virtuaalitapahtumissa
lopetus tuntuu kuulijalle vielä enemmän töksähtävältä, jos puheenvuoron jälkeen
juontaja vain lopettaa tapahtuman.
Aikataulutus on myös
todella tärkeää kokonaisuuden kannalta. On tylsää, jos virtuaalitapahtuman
välissä on pidempiä tai lyhyempiä taukoja kuin suunniteltu ja sitten joku
esitys saattaakin venyä ja osallistujalle jää olo, että kokonaisuutta ei ole mietitty
loppuun asti. Tässä korostuu juurikin varasuunnitelman merkitys, jos
aikataulussa ei tahdota pysyä, niin mitä tehdään, että tapahtuma onnistuu
kokonaisuutena.
Ammattimaiset virtuaalitoteutukset
huomaa siitä, että ne on monesti kuvattu studiossa tai niissä on yhdistävä
taustakuva kaikilla puhujilla. Näissä on usein juontaja tai fasilitoija, joka
saattaa toteuttaa tapahtuman aikana erilaisia kyselyjä tai seuraa
kuulijoiden reaktioita, joilla osallistetaan yleisöä tapahtumaan. Monesti hyvin
suunnitellut virtuaalitapahtumat alkavat myös kevyemmin, esimerkiksi musiikin parissa
tai juontajan kevyemmällä alustuksella. Tapahtumaan kirjautumisen yhteydessä
voi olla myös jokin animoitu aulatila, jossa odotetaan virtuaalisesti ”tapahtumatilaan”
pääsyä, mikä vaikuttaa varmasti osallistujan kokemukseen myönteisesti.
Oma toiveeni on, kun virtuaalisia
tapahtumia tuotetaan nyt enemmän ja ne ovat tulleet jäädäkseen, että niihin ja
niiden valmisteluun suhtaudutaan tarvittavalla vakavuudella, mutta myös
luovasti ja innovatiivisesti. Yhtä lailla kuin live-tapahtumissa, ihmiset eivät
osallistu uudestaan, jos toteutus on huono, omasta ajankäytöstä ollaan tarkkoja.
Myös markkinointiin kannattaa panostaa, koska näitä virtuaalitapahtumia syntyy
kuin sieniä sateella, joten jollain pitää erottautua. Laaja tarjonta on toki myös
hyvä asia ja kilpailu pakottaa aina miettimään
uusia luovempia ratkaisuja. Mielenkiinnolla jäänkin
seuraamaan, mihin virtuaalitapahtumatuotanto tästä vielä kehittyy ja haluan toivottaa kaikille tsemppiä uudenlaisten tapahtumien innovoinnissa!